Tez Danışmanıyla İlk Görüşme Nasıl Yapılır? E-posta, Toplantı ve Geri Bildirim Rehberi

Önce akademik danışman, tez danışmanı ve proje danışmanını ayırın

Öğrenci bilgi sisteminde “danışman” adı görünmesi, bu kişinin her durumda tez danışmanı olduğu anlamına gelmeyebilir. Akademik danışman çoğunlukla ders seçimi, kayıt ve program süreçlerinde yönlendirme yapar. Tez danışmanı tezli yüksek lisans veya doktora araştırmasına bilimsel rehberlik eder. Tezsiz yüksek lisansta ise dönem projesi danışmanı bulunabilir. Bazı üniversitelerde ders dönemi danışmanı ile daha sonra kurul kararıyla atanan tez danışmanı farklı kişilerdir.

Beykent Üniversitesi 2026 tarihli açıklamasında akademik danışman ile tez/proje danışmanını ayrı görevler olarak tanımlar. Boğaziçi Üniversitesi de tez danışmanını, öğrenciye tez çalışmasında rehberlik etmek üzere enstitü tarafından atanan kişi olarak açıklar. Bu ayrım üniversitenizin kendi mevzuatından doğrulanmalıdır; başka bir üniversitenin görev tanımı sizin kurumunuzda otomatik olarak uygulanmaz.

İlk iletişimden önce öğrenci bilgi sistemindeki kayıt, enstitü yönetim kurulu kararı, danışman atama formu ve anabilim dalı duyurusunu karşılaştırın. Henüz resmî atama yapılmadıysa görüşmeyi “atanmış danışmanımla zorunlu toplantı” gibi sunmayın. Çalışma alanı uyumunu değerlendirmek ve danışmanlık talebini iletmek için görüştüğünüzü açıkça yazın.

Danışman seçimi ile resmî danışman atamasını aynı işlem sanmayın

Bir öğretim üyesiyle çalışmak istemeniz ve öğretim üyesinin olumlu yaklaşması önemli olabilir; ancak danışmanlık çoğu kurumda anabilim dalı önerisi ve enstitü yönetim kurulu kararıyla kesinleşir. Kontenjan, uzmanlık alanı, danışmanlık yükü, kurum içi nitelik şartları ve programın takvimi sonucu etkileyebilir. Bu nedenle ilk e-postada “danışmanım oldunuz” gibi kesin bir ifade yerine, mevcut resmî duruma uygun biçimde görüşme veya danışmanlık talep edin.

Giresun Üniversitesi’nin güncel lisansüstü yönetmeliği danışman atamasında öğrenci tercihi, öğretim elemanının uzmanlık alanı ve danışmanlık yüklerinin dikkate alınacağını belirtir. Üniversitenin akademik danışmanlık sayfası da lisansüstü danışmanın anabilim/anasanat dalı başkanlığının önerisi ve enstitü yönetim kurulu tarafından atanmasını açıklar. Öğrencinin tercihi değerlendirilir; tek başına atama kararı değildir.

Öğretim üyesini yalnız unvanı veya popülerliğiyle seçmek yerine yayın ve proje alanını, kullanmayı düşündüğünüz yöntemle ilişkisini, ulaşılabilir araştırma altyapısını ve çalışma düzeni beklentisini değerlendirin. Çok genel bir konu adıyla toplu e-posta göndermek yerine neden o kişiyle çalışmak istediğinizi iki somut akademik bağlantıyla açıklayın. Henüz okumadığınız yayınları okumuş gibi göstermeyin.

1. Resmî durumu belirleyin Danışman atandı mı, tercih mi toplanıyor, yoksa yalnız ön görüşme mi yapılacak; enstitü ve anabilim dalı kaydından doğrulayın.
2. Alan uyumunu inceleyin Öğretim üyesinin güncel kurumsal profili, yayın başlıkları, projeleri ve yöntem deneyimiyle kendi ilgi alanınızı karşılaştırın.
3. Alternatifleri hazırlayın Kurum birden fazla tercih istiyorsa her tercih için gerçek uzmanlık gerekçesi yazın; aynı genel metni herkese göndermeyin.
4. Form ve tarihi takip edin Olumlu ön görüşmenin resmî form, imza ve kurul kararına dönüşmesi için duyurudaki teslim yolunu tamamlayın.

İlk e-postadan önce bir sayfalık hazırlık dosyası oluşturun

“Hocam tez konusunda görüşebilir miyiz?” mesajı tek başına danışmanın görüşmeye hazırlanmasını sağlamaz. İlk iletişimden önce programınızı, bulunduğunuz aşamayı, geniş ilgi alanınızı, bugüne kadar yaptığınız ön taramayı ve kararsız olduğunuz noktaları bir sayfada toplayın. Henüz tez konusu kesin değilse kesinmiş gibi davranmayın; iki veya üç araştırılabilir yön ve bunları neden değerlendirdiğinizi yazın.

Hazırlık dosyası tamamlanmış tez önerisi olmak zorunda değildir. Amaç, düşünme işini bütünüyle danışmana bırakmadığınızı göstermek ve ilk toplantının soyut konuşmayla bitmesini önlemektir. Her konu seçeneği için araştırılacak sorun, olası veri kaynağı, erişim durumu, temel anahtar kelimeler ve fark ettiğiniz riskleri birkaç cümleyle belirtin. Kesin yöntem adı yazmak için erken ise “değerlendirilecek yöntem seçenekleri” deyin.

Kişisel sağlık bilgisi, katılımcı listesi, kurum içi gizli kayıt, kimlik numarası veya izinsiz veri örneğini ilk tanışma ekine koymayın. Dosyanızı kısa, okunabilir ve gerçek durumunuzu yansıtan içerikle sınırlandırın. Danışman özellikle istemedikçe ilk e-postaya onlarca makale, ham veri veya uzun tez taslağı eklemek yerine paylaşılacak materyali toplantı talebinde özetleyin.

• Ad soyad, öğrenci numarası, program, tezli/tezsiz/doktora türü ve mevcut akademik aşama.
• İlgi alanını sınırlandıran iki veya üç konu yönü; her biri için kısa gerekçe.
• Yaptığınız ön taramada kullandığınız temel Türkçe ve İngilizce anahtar kelimeler.
• Erişebileceğiniz çalışma grubu, arşiv, laboratuvar veya veri hakkında doğrulanmış durum.
• Karar verilmesi gereken üç açık soru ve fark ettiğiniz etik, izin, zaman veya yöntem riski.
• Bir sonraki resmî işlem ve üniversitenizin duyurduğu tarih.

Tez danışmanına ilk e-posta kısa, tanımlı ve cevaplanabilir olmalıdır

İlk e-posta, uzun öz geçmiş veya tez önerisinin tamamı değildir. Konu satırı mesajın kimden ve hangi işlem için geldiğini göstermelidir. Selamlamadan sonra kendinizi program ve aşamayla tanıtın; resmî atama veya ön görüşme durumunu doğru adlandırın. İlgi alanınızı bir iki cümlede açıklayın, neden bu öğretim üyesiyle görüşmek istediğinizi somutlaştırın ve toplantı talebini açıkça yazın.

“Ne zaman müsaitsiniz?” sorusu karşı tarafa bütün planlama yükünü bırakabilir. Ders ve çalışma programınızı gözeterek iki veya üç geniş zaman aralığı önerebilir, danışmanın uygun gördüğü başka zamana uyacağınızı belirtebilirsiniz. Kurumun resmî e-posta adresini kullanın; acil olmayan ilk mesajı gece yarısı anlık mesaj uygulamasından göndermeyin. Öğretim üyesi farklı iletişim kanalı belirlediyse sonraki süreçte o tercihe uyun.

Aşağıdaki metin kopyalanıp isim değiştirilmesi için değil, zorunlu bileşenleri göstermek için hazırlanmış örnektir. Gerçekte okumadığınız bir yayına atıf yapmayın, kesinleşmemiş atamayı kesin göstermeyin ve “çok acil dönüş” ifadesini yalnız kendi gecikmenizi telafi etmek için kullanmayın.

İlk danışman görüşmesinin gündemini toplantıdan önce paylaşın

İlk görüşmenin amacı bütün tezi çözmek değil, çalışma çerçevesini ve bir sonraki somut adımı belirlemektir. Toplantı yüz yüze veya çevrim içi olabilir. Randevu kesinleştiğinde kısa gündemi, bir sayfalık hazırlık notunu ve özellikle karar beklediğiniz soruları danışmanın belirttiği kanaldan önceden gönderin. Dosya gönderme süresi konusunda ortak kural yoktur; danışmanın tercihine ve belgenin uzunluğuna göre anlaşın.

Toplantıya “hangi konuyu seçeyim?” sorusuyla başlamak yerine seçenekler arasındaki ölçütleri tartışın. Örneğin konu A için veri erişiminiz güçlü ancak etik izin süresi belirsiz; konu B için kaynaklar yeterli fakat çalışma grubu çok geniş olabilir. Danışman böylece sizin yerinize rastgele seçim yapmak yerine bilimsel uygulanabilirliği değerlendirebilir.

İlk görüşmede danışmanın iletişim ve çalışma beklentilerini de sorun. Hangi kanaldan randevu alınacağı, taslakların hangi dosya biçiminde gönderileceği, yaklaşık geri bildirim planı, aynı anda kaç sayfa incelenebileceği, çevrim içi toplantı bağlantısını kimin oluşturacağı ve acil resmî tarihler için nasıl haberleşileceği konuşulabilir. Bunlar müzakere edilecek çalışma koşullarıdır; öğrencinin tek taraflı dayatacağı hizmet süresi değildir.

1. Mevcut durum Program, aşama, tamamlanan ders/seminer/öneri işlemleri ve yaklaşan resmî tarihi iki dakikada özetleyin.
2. Konu seçenekleri Her seçeneğin problem, veri, yöntem ihtimali, katkı ve risklerini karşılaştırın.
3. Karar soruları Toplantıda yanıtı veya yönü gerekli en fazla üç–beş soruyu önceliklendirin.
4. Çalışma düzeni İletişim kanalı, dosya biçimi, toplantı talebi ve geri bildirim işleyişinde ortak beklenti oluşturun.
5. Sonraki çıktı Kimin neyi hangi tarihe kadar yapacağını, sonraki temas veya toplantının koşulunu yazılı hale getirin.

Danışmanlık ilkeleri anlaşmasını yalnız resmî form varsa değil, çalışma düzeni için de kullanın

Bazı enstitüler öğrenci ve danışmanın beklentilerini baştan konuşması için danışmanlık ilkeleri anlaşması yayımlar. Hacettepe Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, lisansüstü danışmanlık formları arasında “Danışmanlık İlkeleri Anlaşması”na yer verir. Kurumunuzun zorunlu formu varsa güncel sürümünü kullanın; yoksa resmî belge izlenimi vermeyen kısa bir çalışma notuyla ortak düzen oluşturabilirsiniz.

Bu not, danışmanın yönetmelikteki görevlerini değiştiren özel sözleşme değildir. Toplantı sıklığı, iletişim kanalı, taslak gönderim biçimi, olağan geri bildirim planı, acil tarihlerin nasıl bildirileceği, veri ve dosya yedekleme sorumluluğu, ortak yayın ve yazarlık görüşmelerinin ne zaman yapılacağı gibi konularda yanlış anlamayı azaltır. Koşullar tez aşamasına göre değiştiğinde not birlikte güncellenebilir.

“Danışman her hafta görüşür” veya “gönderilen her metne üç günde döner” gibi kurumunuzda dayanağı olmayan kesin kurallar yazmayın. Ders yükü, saha dönemi, savunma takvimi ve metnin kapsamı değişebilir. Bunun yerine öğrencinin taslağı önceden göndermesi, danışmanın uygun inceleme aralığını bildirmesi ve gecikme riski doğduğunda iki tarafın erken haber vermesi gibi uygulanabilir ilkeler belirleyin.

• Birincil e-posta ve gerekiyorsa toplantı/randevu kanalı.
• Dosya türü, dosya adı, sürüm numarası ve değişikliklerin nasıl işaretleneceği.
• Bir görüşmede ele alınacak yaklaşık metin veya karar kapsamı.
• Toplantı gündeminin ve görüşme notunun kim tarafından hazırlanacağı.
• Etik kurul, kurum izni, veri toplama ve resmî tarihleri öğrencinin nasıl izleyeceği.
• Yapay zekâ, yazılım, ortak veri, yayın ve yazarlık konularının hangi aşamada açıklanacağı.
• Ulaşılamama, izin, görev değişikliği veya çözülemeyen iletişim sorununda kurumsal yol.

Her danışman toplantısına karar dosyasıyla gidin

Düzenli görüşme yalnız yapılan işleri sözlü anlatma toplantısına dönüşürse aynı konular tekrar edilir ve kararlar unutulur. Görüşmeden önce tek sayfalık gündem hazırlayın: önceki kararlardan tamamlananlar, tamamlanmayanlar ve gerekçesi; bu görüşmede incelenecek çıktı; karar bekleyen sorular; yaklaşan resmî tarih; sonraki iki haftalık plan. Uzun taslağın hangi sayfalarının konuşulacağını da belirtin.

Soruları “Bu olmuş mu?” gibi genel biçimde sormak yerine karar türüne göre yazın. “Araştırma sorusu ile görüşme formundaki üçüncü tema aynı kapsamı karşılıyor mu?”, “A kurumundaki erişim gecikirse B veri kaynağı yöntem açısından kabul edilebilir mi?” veya “Bu bölümde literatür sentezi mi, yöntem gerekçesi mi eksik?” gibi sorular daha işlenebilir geri bildirim üretir.

Danışmanın toplantıda ilk kez göreceği uzun belgeyi anında ayrıntılı değerlendirmesini beklemeyin. Toplantı öncesi gönderilen dosyada sürüm tarihi, incelenmesi istenen bölüm ve özel sorular bulunmalıdır. Danışman belgeyi önceden inceleyememişse görüşmeyi değersiz saymak yerine kapsam, öncelik ve yeni inceleme planını netleştirin.

Toplantı sırasında söylenen her cümleyi karar sanmayın

Danışman görüşmesinde fikir üretimi, seçenek, öneri, kesin karar ve resmî işlem birbirinden ayrılmalıdır. “Bu yöntem de düşünülebilir” ifadesi yöntem değişikliği kararı olmayabilir. “Etik kurula hemen başvur” denmesi de gerekli form ve onaylar tamamlanmadan veri toplamaya izin vermez. Not alırken her maddenin yanına soru, öneri, karar, doğrulanacak bilgi veya resmî işlem etiketi koyun.

Anlamadığınız terimi toplantı sonuna bırakıp tahmin etmeyin. Kısa biçimde ne anladığınızı geri söyleyin: “Bu durumda örneklemi büyütmemi değil, seçim ölçütünü gerekçelendirmemi istiyorsunuz; doğru mu?” Bu yöntem hem yanlış işi azaltır hem de görüşmeyi uzatmadan ortak anlam oluşturur. Görüşme çevrim içiyse bağlantı ve ses sorunları nedeniyle kritik kararı ayrıca teyit edin.

Toplantıyı izinsiz ses veya görüntü kaydına almayın. Not tutmak için kayıt gerekiyorsa amacı, erişimi, saklama süresini ve silme planını açıklayarak açık izin alın; kurumun bilgi güvenliği ve kişisel veri kurallarına uyun. Çoğu toplantıda yapılandırılmış yazılı not yeterlidir. Tez Çalışma Masası’na eklenen kişisel görüşme notunda da gereksiz kişisel veya hassas bilgi bulundurmayın.

• Karar: Uygulanacak ve sonraki çalışmayı bağlayan net yön.
• Öneri: Araştırılacak veya karşılaştırılacak seçenek.
• Soru: Sonraki görüşme ya da kaynak taramasıyla cevaplanacak belirsizlik.
• Doğrulama: Yönetmelik, form, yöntem kaynağı veya veri erişiminden teyit edilecek bilgi.
• Resmî işlem: Enstitü/anabilim dalı/etik kurul kanalında form ve onay gerektiren adım.

Görüşme sonrasında kısa karar notu gönderin

Toplantı bittikten sonra aynı gün veya makul en kısa sürede karar notunu düzenleyin. Not; görüşme tarihi, katılanlar, ele alınan dosya, alınan kararlar, doğrulanacak konular, öğrenci ve danışmanın sonraki işlemleri ile hedef tarihleri içerebilir. Danışmanın yaptığı bütün açıklamaları kelimesi kelimesine yazmak yerine çalışma sonucunu özetleyin.

Karar notunu “resmî tutanak” olarak adlandırmayın; kurumun TİK, tez önerisi, jüri veya danışman görüşme formu varsa o belge ayrı hazırlanır. E-postada “Aşağıdaki çalışma notunu yanlış veya eksik anladığım bir bölüm varsa düzeltmenizi rica ederim” diyebilirsiniz. Sessiz kalınmasını her ayrıntının resmen onaylandığı şeklinde yorumlamayın; tez konusu, etik değişiklik, jüri veya danışman değişikliği gibi işlemler yetkili kurul kaydı gerektirebilir.

Notta danışmana ödev verir gibi buyurgan ifadeler kullanmayın. “Danışman 25 Ağustos’a kadar tamamlayacak” yerine görüşmede mutabık kalınan biçimi yazın: “Yöntem taslağını 22 Ağustos’ta ileteceğim; danışmanımız uygun inceleme takvimini bildirecek.” Gerçek bir tarih kararlaştırıldıysa açıkça belirtin. Sonraki görüşmede önce bu notu açarak tamamlanan ve değişen işleri kontrol edin.

Danışmana tez bölümü gönderirken sürüm ve inceleme kapsamını belirtin

“Tezin son hali ektedir” adıyla sürekli değişen dosyalar göndermek, hangi sürümün incelendiğini belirsizleştirir. Dosya adında kısa bölüm adı, sürüm numarası ve tarih kullanın. Her önemli gönderimden önce ayrı yedek alın. Danışmanın yorum yaptığı dosyayı yeni metinle sessizce değiştirmeyin; yorumlu sürümü arşivleyip revizyonu yeni sürümde yürütün.

E-postada belgenin kapsamını, önceki geri bildirime göre neyin değiştiğini ve özellikle hangi noktada görüş istediğinizi yazın. “Tamamına bakar mısınız?” yerine gönderdiğiniz bölümün bilimsel yapı, yöntem uyumu, kaynak kapsamı veya Word biçimi bakımından hangi incelemeye hazır olduğunu belirtin. Henüz ham not olan bölümü tamamlanmış taslak gibi sunmayın.

Temiz kopya ile değişiklikleri izle seçeneği açık dosya arasında danışmanın tercihini sorun. Çok yoğun değişiklik işaretleri okumayı zorlaştırıyorsa kısa revizyon tablosu ve temiz kopya daha uygun olabilir. Danışman belirli adlandırma veya bulut sistemi kullanıyorsa ona uyun. Aynı dosyayı e-posta, mesajlaşma uygulaması ve farklı bulut bağlantılarından tekrar tekrar göndererek sürüm çoğaltmayın.

1. Sürümü sabitleyin Örneğin Giris_v04_2026-08-19.docx biçiminde anlamlı dosya adı ve tarih kullanın.
2. Kapsamı yazın Hangi bölümün, hangi sayfaların ve hangi geri bildirimden sonra hazırlandığını e-postada belirtin.
3. Değişiklik özetini ekleyin Önceki yorumlardan yapılan ana düzeltmeleri maddeleyin; uygulanmayan önerinin gerekçesini saygılı biçimde açıklayın.
4. İnceleme sorusunu daraltın Bu gönderimde öncelik bekleyen iki veya üç bilimsel/teknik soruyu yazın.
5. Arşivleyin Gönderilen dosya, e-posta ve geri gelen yorumlu sürümü tarihli klasörde saklayın.

Geri bildirimi düzeltme listesine dönüştürün

Danışmanın yorumlarını yalnız Word balonlarında bırakmak, aynı hatanın başka bölümde tekrarlanmasına yol açar. Her yorum için konum, sorun türü, istenen işlem, yaptığınız değişiklik, ilgili yeni sayfa ve durum alanı bulunan revizyon tablosu oluşturun. Yorumları bilimsel mantık, yöntem, kaynak, anlatım, biçim, etik/izin ve resmî işlem gibi gruplara ayırmak önceliklendirmeyi kolaylaştırır.

Bir yorumu anlamadan silip cümleyi rastgele değiştirmeyin. Önce yorumun metin düzeyindeki belirtisini değil, çözmek istediği problemi bulun. “Bu bölüm dağınık” yorumu başlık sırası, tekrar, kanıt eksikliği veya amaç dışı içerikten kaynaklanabilir. Ne anladığınızı kısa bir soruyla doğrulayın ve mümkünse iki çözüm seçeneği sunun.

Danışman önerisi akademik sorumluluğunuzu ortadan kaldırmaz. Kullanacağınız kaynağı okumalı, yöntemin varsayımlarını doğrulamalı ve değişikliğin tezin diğer bölümlerine etkisini kontrol etmelisiniz. Tez önerisi, etik kurul dosyası veya onaylı yöntem değişecekse yalnız metni düzeltmek yeterli olmayabilir; kurumun değişiklik ve onay sürecini izleyin.

Çelişkili veya uygulanamayan geri bildirimde kanıtla geri dönün

Farklı toplantılarda aynı konu için farklı yönlendirme aldığınızı düşünüyorsanız önce sürümleri ve bağlamı karşılaştırın. Araştırma sorusu, veri erişimi veya kurul koşulu değişmiş olabilir. Önceki karar notunu açıp “12 Temmuz notunda A yolunu konuşmuştuk; yeni veri kısıtı nedeniyle B’ye mi geçiyoruz?” biçiminde değişikliğin nedenini sorun. Amaç çelişki yakalamak değil, güncel kararı ve etkisini belirlemektir.

Önerilen işlem veri, süre, etik izin veya yöntem bakımından uygulanamıyorsa yalnız “yapamadım” demeyin. Denediğiniz adımları, resmî kısıtı veya yöntem kaynağını, teze etkisini ve iki uygulanabilir alternatifi sunun. Danışmanlık görüşmesi, öğrencinin kanıtlı problem çözme becerisini geliştirdiği akademik süreçtir.

Danışman, jüri üyesi, etik kurul veya enstitü kontrolü farklı alanlarda düzeltme isteyebilir. Kimin hangi yetkiyle ve hangi belge için karar verdiğini ayırın. Biçim kılavuzuyla çelişen bir Word tercihi için güncel kılavuz maddesini; etik kurul kararını etkileyen yöntem değişikliği için kurul sürecini; jüri düzeltmesi için resmî tutanağı esas alarak yazılı teyit isteyin.

• Önceki kararın tarihini, dosya sürümünü ve bağlamını gösterin.
• Yeni koşulu veya kısıtı kişisel yorum yerine belge ve veriyle açıklayın.
• Değişikliğin amaç, soru, yöntem, etik, takvim ve tez metnine etkisini listeleyin.
• En az bir uygulanabilir alternatif ve her alternatifin riskini sunun.
• Güncel kararın yeni toplantı notunda açıkça yer almasını sağlayın.

Danışman cevap vermiyorsa nazik hatırlatma ve kurumsal yolu aşamalı kullanın

E-postaya aynı gün cevap gelmemesi “danışman ilgilenmiyor” sonucunu göstermez. Akademik takvim, sınav, saha, kongre, izin veya yoğun inceleme dönemi olabilir. İlk mesajda gerçek teslim tarihinizi, beklediğiniz kararın kapsamını ve dosyanın uzunluğunu açık yazın. Kurumunuzda belirlenmiş yanıt veya görüşme ilkesi varsa onu esas alın; yoksa iş günlerini ve işlemin aciliyetini gözeterek makul aralıkta kısa hatırlatma yapın.

Hatırlatma mesajında önceki e-postayı iletin, tek cümlede talebi özetleyin ve yaklaşan resmî tarihi kaynağıyla belirtin. Aynı gün içinde farklı kanallardan tekrarlı mesaj göndermeyin. Acil tarih öğrencinin gecikmesinden kaynaklanıyorsa bunu gizlemeden, tamamladığınız işlemleri ve hangi karar olmadan ilerleyemediğinizi açıklayın.

Birden fazla makul ve kayıtlı denemeye rağmen resmî süreç riske giriyorsa anabilim dalı başkanlığı veya enstitünün belirlediği danışmanlık/öğrenci işleri kanalından usul sorabilirsiniz. İletişimi kişisel suçlama şeklinde değil; tarihler, gönderilen belgeler, beklenen akademik işlem ve yaklaşan son tarih üzerinden anlatın. Acil güvenlik, ayrımcılık, taciz veya etik ihlal iddiasında normal hatırlatma basamaklarını beklemek yerine üniversitenin ilgili resmî birimine başvurun.

Danışman değişikliği iletişim sorununun otomatik ve tek taraflı sonucu değildir

Araştırma alanının ciddi biçimde değişmesi, gerekli uzmanlığın bulunmaması, uzun süreli görevlendirme, sürdürülemez iletişim sorunu veya başka akademik gerekçeler danışman değişikliği ihtiyacı doğurabilir. Ancak öğrenci tek bir e-postayla danışmanı değiştirmiş olmaz. Kurumlar gerekçeli talep, danışman/anabilim dalı görüşü ve enstitü yönetim kurulu kararı isteyebilir.

Giresun Üniversitesi’nin güncel lisansüstü yönetmeliğinde danışmanın çekilme talebi veya öğrencinin gerekçeli değişiklik talebi, ilgili anabilim/anasanat dalı başkanlığının görüşü ve enstitü yönetim kurulunun kabulüyle yeni danışman atanmasına bağlanır. Gaziantep Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü danışmanlık yönergesi ise danışman–öğrenci ilişkisindeki sorunlarda önce program içinde uzlaşma mekanizması öngörür. Bunlar kendi kurumlarına ait düzenlemelerdir; sizin üniversitenizde güncel form ve karar sırası ayrıca kontrol edilmelidir.

Değişiklik talebini kişilik değerlendirmesiyle değil akademik süreçle açıklayın. Çalışmanın konusu, yöntem ihtiyacı, iletişim denemeleri, tamamlanan aşamalar, veri ve etik dosyalarının durumu, yaklaşan tarihler ve önerilen geçiş planını belgeleyin. Yeni danışman kesinleşmeden eski danışmanlık kaydının sona erdiğini varsaymayın. Veri mülkiyeti, proje, yayın/yazarlık ve etik kurul sorumlulukları varsa yetkili birimden yazılı yol alın.

1. Güncel usulü bulun Enstitü yönetmeliği, danışman değişikliği formu ve yetkili kurul sırasını doğrulayın.
2. Sorunu somutlaştırın Tarih, dosya, bilimsel ihtiyaç ve süreç etkisini yazın; kişisel sıfat ve varsayımdan kaçının.
3. Çözüm denemelerini kaydedin Görüşme, karar notu, hatırlatma ve varsa program içi uzlaşma adımlarını belgeleyin.
4. Geçiş riskini planlayın Konu, veri, etik karar, proje, yayın ve resmî sürelerin nasıl korunacağını sorun.
5. Kurul kararını bekleyin Yeni atama resmî olarak kesinleşmeden çalışma ve kayıt sorumluluğunu varsayımla değiştirmeyin.

Doktora danışman görüşmesi TİK toplantısının yerine geçmez

Doktora öğrencisi danışmanıyla düzenli çalışsa bile tez önerisi savunması ve tez izleme komitesi toplantıları ayrı resmî süreçlerdir. Danışmanın bir taslağa olumlu bakması, komitenin başarılı kararı veya enstitü yönetim kurulu işlemi anlamına gelmez. TİK raporu, toplantı tarihi, üyelere gönderim süresi ve tutanak kurumun yönetmeliğiyle yürütülür.

Danışman görüşmelerinde TİK dönemini bir proje yönetimi çerçevesi olarak kullanabilirsiniz: önceki komite kararları, bu dönemin ölçülebilir çıktıları, yöntem veya kapsam değişiklikleri, gecikme nedenleri ve sonraki dönem planı. Ancak kişisel toplantı notunu resmî TİK raporu yerine yüklemeyin. Komite üyelerine gönderilecek belge danışmanla gözden geçirilse bile öğrenci resmî takvim ve teslim kanalını ayrıca izlemelidir.

Doktora çalışmasında yayın/yayıma kabul koşulu, etik değişiklik, proje verisi, ortak yazarlık veya patent ihtimali varsa bunları son aşamaya bırakmayın. Danışmanla ilk dönemden itibaren yazılı çalışma ve yazarlık beklentisi konuşun; fakat üniversite ve dergi ölçütlerini danışmanın sözlü açıklamasından ayrıca resmî kaynaktan doğrulayın.

Yapay zekâ, veri güvenliği ve yazarlık konularını danışmandan gizlemeyin

Tez metninde, kodda, çeviride, görselde, kaynak taramasında veya analiz desteğinde üretken yapay zekâ kullanıyorsanız kurum ve alan politikasını danışmanla erken aşamada değerlendirin. Arayüzün metni düzeltmesi, akademik doğruluğu garanti etmez. Üretilen kaynak künyeleri, yöntem açıklamaları, alıntılar ve sayısal sonuçlar özgün kaynaktan doğrulanmalıdır. Üniversite kullanım beyanı istiyorsa aracın adı, sürümü, amaç ve insan denetimi doğru biçimde açıklanmalıdır.

Danışmana dosya gönderirken katılımcı kimliği, sağlık verisi, kurum sırrı, erişim parolası veya yayımlanmamış proje verisini açık e-posta ve herkese açık bağlantıyla paylaşmayın. Üniversitenin onaylı depolama ve paylaşım sistemini kullanın. Tez Kâhini kişisel çalışma alanı görev, not ve izin verilen dosyaları düzenlemeye yardımcı olabilir; araştırmanızın etik kurulca onaylanmış ana veri deposu olduğu varsayılmamalıdır.

Ortak makale ve yayın planında yazarlık sırasını yalnız tez bittikten sonra konuşmak çatışma doğurabilir. Katkı, veri sahipliği, hedef dergi, yazma görevi, sorumlu yazar ve değişen katkı durumunu araştırma ilerledikçe yeniden değerlendirin. Danışman olmak her kurum ve dergide otomatik yazarlık anlamına gelmeyebilir; yazarlık gerçek bilimsel katkı ve uygulanacak etik ölçütlerle ele alınmalıdır.

Giresun Üniversitesi öğrencileri danışmanlık ve resmî tarihleri ayrı izlemelidir

Giresun Üniversitesi’nde lisansüstü danışman ataması öğrenci tercihi, uzmanlık alanı ve danışmanlık yükü dikkate alınarak yetkili kurullar üzerinden yürür. Üniversitenin akademik danışmanlık bilgi sayfası tezli yüksek lisans, tezsiz yüksek lisans ve doktora için danışmanlık çerçevesini ayrı açıklar. Anabilim dalı duyurularında form ve teslim tarihi ayrıca belirlenebilir; genel yönetmeliği okumak özel dönem duyurusunu izleme sorumluluğunu kaldırmaz.

Giresun Üniversitesi Uzmanlık Alan Dersi Yönergesi’ne göre tez danışmanı atanmış öğrenciler uzmanlık alan dersi kapsamına girer ve danışmanın öğrencinin devam/başarı durumunu Öğrenci Bilgi Sistemi’ne işlemesine ilişkin kurallar bulunur. Danışman görüşme planınızı ders kaydı, başarı değerlendirmesi, tez konusu/önerisi, etik izin, savunma ve teslim gibi resmî işlemlerden ayrı bir kişisel takvimde bırakmayın.

Sosyal Bilimler, Fen Bilimleri ve Sağlık Bilimleri enstitülerinin form, kılavuz ve duyuruları farklı sayfalarda yayımlanabilir. Başka enstitünün danışman atama formunu yalnız üniversite adı aynı diye kullanmayın. OBS mesaj kutusu, birim öğrenci işleri ve enstitünün ilan ettiği iletişim kanalı usul soruları için kullanılabilir. Akademik içerik ve yöntem kararını öğrenci işleri personeline değil tez danışmanı ve yetkili akademik kurullara yöneltin.

Tez Kâhini’nde danışman görüşmesini görev ve dosyayla ilişkilendirin

Tez Çalışma Masası; danışman görüşmesi tarihini, toplantı notunu, görevleri, hedefleri, kaynakları, hızlı bağlantıları ve kişisel çalışma dosyalarını aynı öğrenci hesabında düzenlemeye yardımcı olur. Görüşmeden önce gündemi görev listesine ekleyebilir; görüşme sonrasında kararı yeni hedef ve kilometre taşlarına çevirebilirsiniz. Böylece not, yalnız arşivde kalan metin değil sonraki çalışmayı yöneten kayıt olur.

Yüklediğiniz dosyanın başlığında bölüm ve sürüm bilgisini kullanın. Hassas araştırma verisini, kimlik belgesini, ödeme bilgisini veya kurumun izin vermediği içeriği kişisel alana yüklemeyin. Başlangıç depolama kotası ve paketle tanımlanan güncel alan öğrenci ekranında gösterilir; depolama alanı akademik veri yönetimi planının veya kurum yedeğinin yerine geçmez. Önemli dosyaların kurum politikasına uygun ayrı yedeğini tutun.

Tez Kâhini danışman kararını, etik kurul onayını, enstitü işlemini veya akademik doğruluğu otomatik olarak üretmez. Sistem öğrencinin kendi sürecini görünür ve takip edilebilir hâle getiren yardımcı çalışma alanıdır. Resmî kararları tarih ve belge numarasıyla kaydedin; kişisel not ile resmî belgeyi farklı adlandırın.

1. Görüşmeyi ekleyin Tarih, amaç ve hazırlanacak dosyayı danışman görüşmesi kaydında belirtin.
2. Gündemi görevlere bölün Kaynak tarama, yöntem matrisi, form kontrolü ve bölüm revizyonunu ayrı görevler yapın.
3. Karar notunu kaydedin Öneri, karar, doğrulama ve resmî işlem maddelerini ayırın.
4. Dosyayı sürümleyin Gönderilen ve yorumlanan dosyayı açıklayıcı başlıkla kişisel alanınıza ekleyin.
5. Sonraki hedefi kurun Sorumlu, çıktı ve hedef tarihi belirleyip yaklaşan enstitü tarihine bağlayın.

İlk 30 günde sürdürülebilir danışmanlık düzeni kurun

İlk görüşmeden sonra uzun süre yeni temas kurmamak, ilk toplantıda alınan kararların uygulanmasını zorlaştırır. İlk ayı konu, kaynak, yöntem ve çalışma düzenini görünür hâle getiren kısa bir başlangıç dönemi olarak planlayın. Aşağıdaki sıra evrensel akademik takvim değildir; resmî tarihlerinize ve danışmanınızla kararlaştırdığınız çalışma biçimine göre uyarlanabilir.

Birinci hafta resmî atama ve süreç belgelerini doğrulayın, ilk görüşme notunu düzenleyin ve kararlaştırılan kaynakları okuyun. İkinci hafta konu seçenekleri veya problem–amaç–soru taslağını revize edin. Üçüncü hafta veri, yöntem, etik ve erişim risklerini bir matriste toplayın. Dördüncü hafta danışmana sürümlü kısa çıktı gönderin ve sonraki görüşmenin karar alanını belirleyin.

İlk ayın başarısı sayfa sayısıyla değil, belirsizliğin azalmasıyla ölçülmelidir. Hangi problemin araştırılacağı, hangi kaynakların öncelikli olduğu, hangi veriye nasıl erişileceği, hangi onayların gerektiği, dosyaların nasıl gönderileceği ve bir sonraki resmî tarihin ne olduğu görünür olmalıdır. Bu temel kurulmadan yazılan uzun metin daha sonra tamamen değişebilir.

• Resmî danışmanlık durumu ve kurum formları doğrulandı.
• İlk e-posta gerçek aşama, amaç ve hazırlıkla gönderildi.
• İlk toplantı gündemi ve bir sayfalık konu notu hazırlandı.
• İletişim, dosya sürümü, toplantı ve geri bildirim düzeni konuşuldu.
• Toplantı kararları görev, sorumlu, çıktı ve hedef tarihe dönüştürüldü.
• Etik, veri, yapay zekâ, yayın ve resmî süreç riskleri erken kaydedildi.
• İlk revizyon dosyası değişiklik özeti ve açık sorularla gönderildi.
• Gecikme veya iletişim sorunu için nazik hatırlatma ve kurumsal yol öğrenildi.