Tez İzleme Komitesi Raporu Nasıl Hazırlanır? TİK Takvimi, Başarı ve Yayın Şartları

Önce tez önerisi, TİK raporu ve toplantı tutanağını ayırın

Tez önerisi savunması ile sonraki tez izleme toplantıları aynı işlem değildir. Yeterlik sınavını geçen öğrenci önce araştırmanın amacını, yöntemini ve çalışma planını içeren tez önerisini komite önünde savunur. Öneri kabul edildikten sonra düzenli TİK dönemi başlar. Öğrencinin toplantı öncesinde hazırladığı ilerleme raporu, komitenin toplantı sonunda doldurduğu başarılı veya başarısız değerlendirme tutanağından da farklıdır.

Giresun Üniversitesi yönetmeliğinde yeterlikten sonra en geç bir ay içinde üç öğretim üyeli tez izleme komitesi oluşturulur. Tez önerisinin en geç altı ay içinde savunulması ve öneriyle ilgili yazılı raporun sözlü savunmadan en az on beş gün önce üyelere sunulması istenir. Öneri reddedilirse aynı danışmanla devam eden öğrenci üç ay içinde; danışmanı veya tez konusu değişen öğrenci altı ay içinde yeniden savunmaya alınır. İkinci savunmada da ret, doktora programıyla ilişiğin kesilmesi sonucunu doğurur.

Bu nedenle dosyanızın kapağında ve yazışmalarında işlemi doğru adlandırın: “tez önerisi raporu”, “... dönemine ait tez izleme komitesi ilerleme raporu” ve “tez izleme komitesi toplantı tutanağı” birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Enstitünün yayımladığı şablon varsa kendi tasarımınızı değil güncel resmî formu kullanın.

TİK takvimini mevzuattaki dönemlere göre planlayın

YÖK çerçeve yönetmeliğinde tez önerisi kabul edilen öğrenci için komitenin Ocak–Haziran ve Temmuz–Aralık dönemlerinde birer kez olmak üzere yılda en az iki kez toplanması öngörülür. Öğrenci toplantıdan en az bir ay önce yazılı raporu komite üyelerine sunar; raporda o ana kadar yapılan çalışmaların özeti ve bir sonraki dönemin çalışma planı bulunur.

Giresun Üniversitesi güncel yönetmeliği de Ocak–Haziran ile Temmuz–Aralık arasında birer toplantı ve toplantıdan en az bir ay önce rapor sunulması kuralını uygular. Kararın, toplantıyı izleyen üç gün içinde ilgili başkanlık tarafından tutanakla enstitüye bildirilmesini; başarısızlık durumunda gerekçelerin de tutanağa eklenmesini düzenler. Belirlenen aralıkta toplantının yapılmamasını başarısız sonuç olarak değerlendirir.

Pratik takvim, yalnız toplantı gününden ibaret olmamalıdır. Enstitünün belge teslim süresi, anabilim dalı kurul veya üst yazı süreci, üyelerin uygunluğu ve imza işlemleri geriye doğru planlanmalıdır. “Bir ay önce” son gününü beklemek yerine danışmanla taslak değerlendirmesi için ek süre bırakmak raporun niteliğini artırır.

Başarısızlık eşiklerini doğru okuyun: iki ardışık veya üç toplam/aralıklı

YÖK çerçeve yönetmeliğinin 21 inci maddesinde komite tarafından üst üste iki kez veya aralıklı olarak üç kez başarısız bulunan öğrencinin yükseköğretim kurumuyla ilişiğinin kesileceği belirtilir. Buradaki ikinci eşik “üç kez üst üste sınava girememe” değildir. Birbirini izlemeyen dönemlerde oluşan üç başarısız sonuç da çerçeve hükümde ilişik kesme sonucuna bağlanır.

Giresun Üniversitesi’nin güncel yönetmeliği daha açık bir uygulama cümlesi kullanır: TİK’in belirlenen aralıkta toplanmaması başarısız sayılır; komite toplanarak veya toplanmadan üst üste iki kez ya da toplamda üç kez başarısız sonuç oluşursa öğrencinin ilgili programla ilişiği kesilir. Dolayısıyla toplantıyı hiç yapmamak veya süreci belgesiz bırakmak güvenli bir erteleme yöntemi değildir.

Tez önerisinin ikinci kez reddedilmesi ise TİK ilerleme değerlendirmesindeki iki/üç başarısızlık kuralından ayrı bir ilişik kesme nedenidir. Benzer biçimde yeterlik, azami süre ve savunma hükümleri de ayrı maddelerde düzenlenir. Kendi durumunuz hakkında işlem yapılmışsa yalnız genel internet açıklamasına dayanmayın; size tebliğ edilen karar, kayıt tarihi ve tabi olduğunuz mevzuat için enstitü öğrenci işleri ile resmî yazılı teyit alın.

“Üç TİK” ile “üç başarısız TİK” aynı şey değildir

Savunma öncesi asgari izleme sayısı ile başarısızlık eşiği sıkça karıştırılır. YÖK çerçeve yönetmeliğinin 22 nci maddesi, doktora tezinin sonuçlanabilmesi için en az üç tez izleme komitesi raporunun sunulmasını ister. Bu hüküm üç başarısız rapora izin verildiği anlamına gelmez; tez sürecinin savunmaya gelmeden önce en az üç kez izlenmesini anlatır.

Giresun Üniversitesi yönetmeliğinin 42 nci maddesi de doktora tezinin sonuçlanabilmesi için en az üç TİK raporu şartını taşır. Fen Bilimleri Enstitüsünün resmî doktora yol haritası bunu “en az 3 tez izleme komitesinden başarılı bulunma” biçiminde uygulama adımı olarak açıklar. Savunma hazırlığına geçmeden önce yalnız rapor dosyalarının sayısını değil, her dönemin kararını ve tutanakların enstitü kaydına girip girmediğini kontrol etmek gerekir.

“En az üç rapor” azami öğrenim süresini uzatan otomatik bir hak da değildir. Ders, yeterlik, tez önerisi, TİK ve savunma takvimi programın azami süresi içinde birlikte yönetilmelidir. İlk TİK’in gecikmesi sonraki dönemlerde hem asgari rapor sayısını hem savunma takvimini riske atabilir.

Yayın şartını ulusal kural sanmayın; kurum belgesini kontrol edin

YÖK çerçeve yönetmeliğindeki TİK ve tez sonuçlandırma maddelerinde bütün doktora öğrencileri için aynı biçimde yazılmış genel bir “mezun olmak için yayımlanmış makale” cümlesi bulunmaz. Yükseköğretim kurumları senato, üniversite yönetmeliği veya enstitü uygulama esaslarıyla savunma jürisinin kurulması ya da mezuniyet için ek yayın koşulları belirleyebilir. Bu yüzden başka bir üniversitenin şartı kendi programınıza otomatik olarak taşınamaz.

Giresun Üniversitesi’nin 25 Ağustos 2024 tarihli güncel Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği bu konuda açık bir kurum kuralı içerir. Doktora tez savunma jürisinin kurulabilmesi için öğrencinin ilk isim olduğu, tez konusuyla ilgili en az bir bilimsel makalenin; Üniversitelerarası Kurul Başkanlığınca doçentlik sınavında kabul edilen alan indekslerinde veya ULAKBİM veri tabanında taranan ulusal ya da uluslararası hakemli bir dergide yayımlanmış ya da yayıma kabul edilmiş olmasını ön şart sayar.

Bu hüküm bakımından yalnız makaleyi dergiye göndermiş olmak ile “yayıma kabul” aynı şey değildir. Öğrenci, hedef derginin belirtilen indeks koşulunu karşılayıp karşılamadığını, kendi yazarlık sırasını, çalışmanın tez konusuyla bağını ve kabul belgesinin enstitüce nasıl sunulacağını danışman ve enstitüyle erken dönemde doğrulamalıdır. Sahte, yanıltıcı veya kapsamı belirsiz dergilerden kaçınılmalı; derginin güncel indeks kaydı resmî veri tabanından kontrol edilmelidir.

Yayın planını son TİK sonrasına bırakmak ciddi takvim riski yaratır. Araştırma sorusu, veri toplama ve analiz izin veriyorsa makale taslağı tez yazımıyla paralel yürütülebilir. Ancak tez metni ile makale arasındaki metin tekrarları, telif sözleşmesi, ortak yazarlık katkıları, etik kurul kapsamı ve veri paylaşımı kuralları danışmanla açıkça planlanmalıdır.

TİK raporunu önceki kararlarla başlayan bir ilerleme dosyası olarak kurun

Raporun en güçlü başlangıç noktası önceki TİK tutanağıdır. Önceki toplantıda önerilen düzeltmeleri, verilen hedefleri ve bir sonraki dönem planını maddeler hâlinde çıkarın. Her madde için “tamamlandı, kısmen tamamlandı, başlanmadı, kapsam değişti” durumlarından birini işaretleyin ve kanıt gösterin. Geciken iş için yalnız mazeret değil, teze etkisi ve telafi planı da yazılmalıdır.

İlerleme, sayfa sayısıyla ölçülmez. Kırk sayfa ham metin, doğrulanmış bir analiz veya tamamlanmış etik izin sürecinden daha değerli olmayabilir. Kanıt; tamamlanan bölüm taslağı, veri toplama oranı, analiz çıktısı, kod kitabı, literatür matrisi, pilot uygulama sonucu, makale gönderim/kabul kaydı, danışman geribildirimi doğrultusunda yapılan değişiklikler veya arşivlenen araştırma materyali olabilir.

Raporun dili savunmacı veya abartılı değil, denetlenebilir olmalıdır. “Literatür büyük ölçüde tamamlandı” yerine taranan veri tabanları, kapsam, eleme sonucu ve sentezlenen tema sayısı; “analiz yapıldı” yerine hangi veri üzerinde hangi yöntemle hangi aşamaya gelindiği yazılabilir. Kişisel veya hassas veriler rapora gereksiz ayrıntıyla eklenmemeli; etik kurul, anonimleştirme ve veri güvenliği yükümlülükleri korunmalıdır.

Raporun bölüm bölüm iskeletini hazırlayın

Enstitünün zorunlu şablonu başlık ve biçim açısından her zaman önceliklidir. Şablonda ayrıntılı yönerge yoksa aşağıdaki iskelet ilerlemenin bilimsel ve idarî yönünü birlikte görünür kılar. Her bölüm yalnız gerçekten yapılan çalışmayı ve doğrulanabilir belgeyi içermelidir.

1. 1. Kimlik ve dönem bilgileri Öğrenci, program, tez başlığı, danışman, komite üyeleri, kaçıncı TİK olduğu, kapsanan dönem ve planlanan toplantı tarihini yazın.
2. 2. Tezin güncel amacı ve kapsamı Tez önerisindeki problem, amaç ve araştırma sorularını kısa biçimde hatırlatın; onaylanmış değişiklik varsa tarih ve kararla belirtin.
3. 3. Önceki komite kararlarına yanıt Her öneri veya koşul için yapılan işlemi ve kanıtı taahhüt–gerçekleşme tablosunda gösterin.
4. 4. Dönem içinde tamamlanan bilimsel çalışmalar Literatür, yöntem, izin, saha, analiz ve yazım ilerlemesini araştırma sorularıyla bağlantılı biçimde anlatın.
5. 5. Bulguların geçici özeti Analiz tamamlandıysa temel örüntüleri ölçülü biçimde verin; kesinleşmemiş sonuçları ön bulgu olarak işaretleyin ve seçilmiş tablo/şekilleri ekleyin.
6. 6. Yayın ve bilimsel faaliyet durumu Tezden üretilen makale, bildiri veya diğer çıktıların yazar, başlık, dergi/etkinlik ve güncel aşamasını belgeyle kaydedin.
7. 7. Sorunlar, riskler ve değişiklik ihtiyacı Gecikme, veri kalitesi, erişim, etik, yöntem veya kapsam riskinin teze etkisini ve önerilen çözümü açıklayın.
8. 8. Bir sonraki dönem çalışma planı Her işi sorumlu, teslim tarihi, beklenen çıktı, bağımlılık ve tamamlanma ölçütüyle planlayın.
9. 9. Ekler ve kanıt listesi Bölüm taslakları, seçilmiş analizler, takvim, etik/izin belgeleri ve yayın kayıtlarını numaralandırın; hassas ham veriyi gereksiz yere paylaşmayın.

Bir sonraki dönem planını ölçülebilir hâle getirin

“Tez yazımına devam edilecektir” TİK planı için yeterli değildir. İş paketi, beklenen çıktı ve tarih birlikte yazılmalıdır. Örneğin “30 Eylül’e kadar kuramsal çerçevenin ikinci taslağı tamamlanacak; en az üç alt başlık danışman geribildirimine göre revize edilecek ve kullanılan yeni kaynaklar matrise eklenecek” ifadesi komitenin sonraki toplantıda denetleyebileceği bir hedef oluşturur.

Plan gerçekçi bağımlılıkları da göstermelidir. Veri toplama etik kurul değişikliğine, analiz veri temizliğine, makale gönderimi ortak yazar onayına bağlı olabilir. Bu bağımlılıklar için son karar tarihleri ve alternatif yol belirlemek, yalnız iyimser takvime bağlı kalmaktan daha güvenlidir. Kritik işlerin son güne yığılmasını önlemek için ara teslimler koyun.

Yayın şartı bulunan programlarda makale ayrı bir son dakika işi değil tez takviminin bir iş paketi olmalıdır. Uygun dergi havuzu, indeks kontrolü, yazarlık katkıları, taslak, iç değerlendirme, gönderim ve olası revizyon süreleri ayrı ayrı planlanmalıdır. Kabul kararının öğrencinin kontrolünde olmayan hakemlik süresine bağlı olduğu unutulmamalıdır.

Toplantı sunumunu raporun kısa karar haritasına dönüştürün

Sunum, raporun bütün paragraflarını slayta taşımamalıdır. Tezin amacı ve araştırma soruları kısa hatırlatıldıktan sonra önceki hedeflerin durumu, bu dönemin en önemli bilimsel çıktıları, yöntemsel değişiklikler, ön bulgular, riskler ve gelecek dönem planı gösterilir. Komiteden karar veya görüş beklenen konular açık sorular hâlinde ayrıca sunulabilir.

Her temel iddia için kaynak slayt veya ek kanıt hazır bulunsun. Analiz tablosu, örneklem akışı, tema haritası, etik izin, bölüm taslağı ve yayın kaydı sorulduğunda erişilebilir olmalıdır. Bununla birlikte kişisel verileri içeren ham dosyaları açık sunumda göstermeyin; yalnız anonimleştirilmiş ve gerekli özetleri kullanın.

Toplantı öncesi danışmanla prova yaparak süreyi, kavramları ve olası soruları kontrol edin. “Neden bu yöntem?”, “Önceki plana göre ne değişti?”, “Gecikme tezin geçerliliğini veya takvimini nasıl etkiliyor?”, “Bir sonraki TİK’e kadar ölçülebilir çıktı nedir?” sorularına kanıtlı ve kısa cevaplar hazırlayın.

• Tez amacı, kapsamı ve değişmediyse araştırma soruları.
• Önceki komite önerilerinin her biri için durum.
• Bu dönemde tamamlanan en önemli üç ila beş çıktı.
• Yöntem, örneklem veya analizde onay gerektiren değişiklikler.
• Ön bulgular ve bunların henüz taşıdığı belirsizlikler.
• Yayın şartı bulunan programlarda makalenin gerçek ve belgeli aşaması.
• Riskler, telafi adımları ve bir sonraki dönemin tarihli hedefleri.

Toplantı sonrasında tutanağı çalışma sistemine bağlayın

Toplantı bittiğinde sözlü notlara güvenmeyin. İmzalı tutanak ve resmî kararın enstitüye iletilme durumunu takip edin. Komitenin istediği düzeltmeleri görev, tarih ve kanıt alanlarıyla çalışma planına aktarın. Tez başlığı, yöntem, örneklem veya kapsamda değişiklik istendiyse bunun ayrıca kurul/onay işlemi gerektirip gerektirmediğini enstitüden doğrulayın.

Her TİK dönemi için aynı klasör yapısını kullanmak savunma öncesi belge kontrolünü kolaylaştırır: sunulan rapor, teslim kanıtı, sunum, toplantı tutanağı, komite geribildirimi, güncellenmiş plan ve ilgili ekler birlikte saklanabilir. Dosyalarda tarih ve sürüm kullanın; kişisel verileri güvenli alanda tutun ve yalnız yetkili kişilerle paylaşın.

Tez Kâhini’ndeki doktora komitesi kaydı, kaçıncı TİK olduğu, toplantı ve rapor tarihleri, başarı durumu, notlar ve sonraki komite tarihini kişisel çalışma planında bir arada izlemenize yardımcı olur. Bu kişisel takip alanı resmî enstitü tutanağının veya başvurunun yerine geçmez; asıl belgeyi ilgili kurum kanalından süresinde teslim etmeniz gerekir.

Resmî belge kontrol listesi

TİK raporunu göndermeden ve özellikle savunma başvurusu yapmadan önce aşağıdaki belgelerin güncel sürümlerini kurum sayfasından açın. Arama motorunda kalan eski PDF, başka enstitünün formu veya geçmiş tarihli öğrenci duyurusu güncel işlem için yeterli değildir. Giresun Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, güncel mevzuat ve doktora formlarını ayrı resmî sayfalarda yayımlar.

• YÖK Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği’nin doktora, TİK ve tez sonuçlandırma maddeleri.
• Kendi üniversitenizin güncel lisansüstü eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği.
• Enstitünüzün doktora tez önerisi, TİK raporu/tutanağı ve savunma başvuru formları.
• İlgili yarıyılın akademik takvimi ve enstitünün belge teslim duyuruları.
• Varsa senato kararları, uygulama esasları ve programa özgü yayın koşulları.
• Yayın şartında istenen indeksin güncel resmî kaydı ile derginin kabul/yayın belgesi.
• Etik kurul, kurum izni, veri yönetimi ve tez orijinallik raporu kuralları.