İçindekiler tablosu, belgedeki başlık seviyelerini ve sayfa konumlarını alan kodları üzerinden okur. Bu nedenle elle yazılan sayfa numaraları kısa süre içinde güncelliğini kaybeder. Sağlam bir içindekiler tablosunun ön koşulu, bütün başlıkların doğru stillere sahip olmasıdır.
Teslim öncesi yalnız tabloyu seçip yazı biçimini değiştirmek yeterli değildir. İçindekiler stilleri, başlık stillerinden ayrı olarak düzenlenir ve tablo her güncellendiğinde bu stiller yeniden uygulanır.
Başlık seviyelerini denetleyin
Gezinti bölmesini açın. İçindekilerde görünmesi gereken her başlık burada doğru sırada yer almalıdır. Normal metin gezinti bölmesinde görünüyorsa yanlışlıkla başlık stili almıştır; eksik başlık ise yalnız görsel olarak biçimlendirilmiş olabilir.
Başlık seviyesini boşluk veya yazı boyuyla anlatmaya çalışmayın. Başlık 1, Başlık 2 ve Başlık 3 gibi yapısal stiller kullanılmalıdır. Ön söz, özet ve kaynakça gibi numarasız başlıklar da kılavuzun istediği düzeyle tabloya alınabilir.
Tabloyu özel seçeneklerle ekleyin
Kılavuzun kaç başlık düzeyi göstermeyi istediğini belirleyin. Bazı kurumlar yalnız ilk üç seviyeyi, bazıları daha ayrıntılı yapıyı ister. Nokta lideri, sayfa numarasının sağa hizalanması ve bağlantı kullanımı da tablo seçeneklerinden ayarlanır.
Otomatik tablo eklendikten sonra İçindekiler 1, İçindekiler 2 gibi stilleri kılavuza göre düzenleyin. Girintiyi boşluk tuşuyla değiştirmek yerine ilgili TOC stilinin paragraf ayarını kullanın.
Numarasız ön sayfaları ve ana bölümleri planlayın
Teşekkür, özet, abstract, simgeler, kaynakça ve özgeçmiş gibi satırlar içindekilerde yer alabilir fakat başlık numarası taşımayabilir. Bu sayfalara numaralı başlık stilini uygulamak yerine aynı anahat düzeyinde numarasız bir stil kullanmak, hem görünümü hem liste kaydını korur. Hangi satırda sayfa numarası gösterileceği de kurum kılavuzuna göre belirlenmelidir.
“BÖLÜM 1. GİRİŞ” gibi bölüm açılışlarında başlık numarası veya sayfa numarası bazı kılavuzlarda gizlenebilir. Bu görünümü içindekiler satırını elle silerek kurmayın. Başlık kaynağı, numara biçimi ve içindekiler düzeyi ayrı kurallardır; biri değiştiğinde diğer ikisinin etkisini test edin.
| Karar | Örnek | Nerede yönetilir? |
|---|---|---|
| Başlık metni görünsün mü? | ÖZET listede yer alır | Kaynak paragrafın anahat düzeyi veya özel TOC alanı |
| Başlık numarası görünsün mü? | Numarasız KAYNAKÇA | Başlık stili ve çok düzeyli liste bağlantısı |
| Sayfa numarası görünsün mü? | Bölüm açılışında kurum kuralına göre | İçindekiler alanı/stili ve kurum şablonu |
Güncelleme seçeneklerini doğru kullanın
Yalnız sayfa numaraları değiştiyse “yalnız sayfa numaralarını güncelle” yeterli olabilir. Yeni başlık eklenmiş, başlık metni değişmiş veya seviye düzeltilmişse tablonun tamamını güncelleyin. Tam güncelleme elle yapılan doğrudan değişiklikleri silebilir; bu nedenle görünüm düzeltmeleri stil üzerinden yapılmalıdır.
Bozulmaların kaynağını bulun
- Eksik kayıt: Kaynak başlığın stilini ve anahat düzeyini kontrol edin.
- Fazla kayıt: Normal metne yanlışlıkla başlık stili verilmiş olabilir.
- Yanlış girinti: İçindekiler düzeyi veya TOC stili hatalıdır.
- Yanlış sayfa: Alanları güncelleyin ve gizli bölüm/sayfa sonlarını inceleyin.
- Numara iki kez görünüyor: Numara hem elle yazılmış hem listeden geliyor olabilir.
- Yer işareti hatası: Silinmiş başvuru veya bozuk alan bağlantısını bulun.
Güncellemeden sonra tam eşleşme denetimi yapın
İçindekiler tablosunun güncellenmiş olması doğru olduğu anlamına gelmez; tablo, belgedeki mevcut yapıyı eksiksiz yansıtır ve mevcut yapı yanlış olabilir. Listedeki her satırın başlık metnini, seviyesini ve sayfa numarasını ana metinle karşılaştırın. Özellikle son dakika taşınan başlıklar, yatay sayfalar ve bölüm başlangıçları daha yüksek risk taşır.
PDF üretildikten sonra Word içindeki bağlantıların ve nokta liderlerinin görünümünü yeniden kontrol edin. Font değişimi veya sayfa genişliği farkı, uzun içindekiler satırını iki satıra bölebilir. Kılavuz ikinci satır için özel girinti istiyorsa bu ayar ilgili İçindekiler stilinde yapılmalıdır.
Teslim öncesi alan güncellemesi
Belgenin bir kopyasını alın, bütün metni seçip alanları güncelleyin ve ardından içindekiler, tablo/şekil listeleri ile çapraz başvuruları gözden geçirin. Güncellemeden sonra sayfa düzeni değişebileceği için PDF’yi yeniden üretin. İçindekiler tablosunun son satırının sayfa dışına taşmadığını ayrıca kontrol edin.
Alan güncellemesinden sonra tablonun ilk ve son kayıtlarını özellikle doğrulayın. İlk kayıt ön sayfalardaki Romen numaralandırmaya, son kayıt ise ekler veya özgeçmiş gibi belgenin sonundaki sayfalara bağlı olabilir. Bu iki uç doğruysa yine de aradaki bölüm geçişlerini örneklemek yerine tamamını tarayın.
Son PDF’de bağlantıların doğru sayfaya yönlendiğini de birkaç farklı başlık düzeyinde sınayın.
Sık sorulan sorular
İçindekiler tablosunda bir satırı elle silebilir miyim?
Geçici olarak silinebilir ancak tablo güncellendiğinde geri gelir. Kaynak paragrafın başlık stili veya içindekiler düzeyi düzeltilmelidir.
İçindekilerdeki yazı biçimi neden güncellemede bozuluyor?
Doğrudan biçimlendirme yerine İçindekiler 1, İçindekiler 2 gibi TOC stilleri değiştirilmelidir. Güncelleme bu stilleri yeniden uygular.