Teze yeni bir tablo eklendiğinde sonraki bütün numaraları elle değiştirmek hem zaman kaybettirir hem de metin içindeki göndermeleri bozar. Word’ün resim yazısı sistemi, etiket ile sıra numarasını alan olarak saklar. Böylece Tablo, Şekil veya Grafik öğeleri ayrı diziler hâlinde otomatik ilerler.
Sağlıklı bir yapı üç parçadan oluşur: Her nesneye gerçek bir resim yazısı eklemek, metin içindeki atıfları çapraz başvuruyla kurmak ve listeyi bu başlıklardan üretmek. Yalnız görünüşü taklit eden elle yazılmış satırlar bu zincire katılmaz. Aşağıdaki adımlar mevcut tez dosyasını kademeli olarak otomatik yapıya geçirmenize yardımcı olur.
Etiket ve başlık kuralını enstitüye göre belirleyin
Başlamadan önce kılavuzun kullandığı terimleri kesinleştirin. Bazı kurumlar Görsel yerine Şekil, Çizelge yerine Tablo veya Grafik için ayrı etiket ister. Başlığın tablonun üstünde, şeklin altında bulunması; nokta, iki nokta ve büyük harf kullanımı da kuruma göre değişebilir.
Word’de Başvurular sekmesindeki Resim Yazısı Ekle komutunda hazır etiketlerden birini seçebilir veya Yeni Etiket ile kurumun istediği Türkçe etiketi oluşturabilirsiniz. Etiket adına sıra numarası, noktalama ya da boşluk eklemeyin; Word bunları numaralandırma ve başlık metniyle birleştirir.
Her tablo ve şekle gerçek resim yazısı ekleyin
Nesneyi seçin, Resim Yazısı Ekle komutunu açın, doğru etiketi ve konumu belirleyin. Word’ün oluşturduğu etiket ve sayı alanından sonra açıklayıcı başlığı yazın. Numara alanını silmeyin veya düz metne çevirmeyin. Başlık bir paragraf olarak kalmalı, görselin içine yazılmamalıdır.
Tablo ve şekil dizileri birbirinden bağımsızdır. Tablo 2’den sonra eklenen Şekil, Şekil dizisinin kaldığı yerden devam eder. Yanlış etiket seçildiyse rakamı elle düzeltmek yerine resim yazısını doğru etiketle yeniden kurun. Kopyalanmış başlıklarda yinelenen alanları güncellemeden önce etiket türünü kontrol edin.
Bölüm numarasını başlığa güvenli biçimde ekleyin
Kılavuz Tablo 3.2 biçimini istiyorsa resim yazısı numaralandırma ayarındaki Bölüm numarasını ekle seçeneği kullanılabilir. Bunun çalışması için ana bölüm başlıklarının Word’ün Başlık stilleri ve bunlara bağlı çok düzeyli listeyle numaralandırılmış olması gerekir. Elle yazılmış “3. BÖLÜM” metni Word tarafından bölüm numarası olarak tanınmaz.
Bölüm başlangıç stilini ve ayırıcıyı kılavuza göre seçin. Nokta, kısa çizgi veya iki nokta seçenekleri kurum formatıyla aynı olmalıdır. Numara yanlış bölümden geliyorsa önce resim yazısını değil, ana başlığın stil ve çok düzeyli liste bağlantısını düzeltin.
Resim Yazısı stilini tek noktadan biçimlendirin
Word, eklenen başlıklara Resim Yazısı adlı bir stil uygular. Yazı tipi, punto, satır aralığı, önce/sonra boşluk ve hizalama gibi ortak özellikleri bu stil üzerinden ayarlayın. Her başlığı tek tek kalınlaştırmak veya ortalamak, yeni eklenen başlıkların farklı görünmesine yol açar.
Kılavuzda “Tablo 2.1” kısmı kalın, açıklama normal isteniyorsa yalnız ilgili metin parçalarına karakter biçimi uygulanabilir; fakat paragrafın temel aralık ve hizalama kuralları stilde kalmalıdır. Değişiklikten sonra uzun, iki satıra taşan bir başlıkla girinti ve satır aralığını özellikle sınayın.
Metin içi göndermeleri çapraz başvuruyla kurun
“Aşağıdaki Tablo 4’e bakınız” ifadesindeki Tablo 4 metnini klavyeyle yazmak yerine Başvurular sekmesindeki Çapraz Başvuru komutunu kullanın. Başvuru türünde Tablo veya Şekil etiketini, eklenecek bilgide yalnız etiket ve numara ya da sayfa numarası seçilebilir.
Çapraz başvuru alanı, nesne sırası değiştiğinde güncellenebilir. Bağlantı olarak ekleme seçeneği kullanılırsa okuyucu Word veya PDF içinde ilgili nesneye gidebilir. “Yukarıda” ve “aşağıda” gibi konuma bağlı ifadeleri dikkatli kullanın; sayfa düzeni değiştiğinde anlamları tersine dönebilir.
Tablolar ve şekiller listesini otomatik üretin
Listenin başlayacağı sayfaya imleci yerleştirin ve Şekiller Tablosu Ekle komutunu kullanın. Tablo listesi için Tablo etiketini, şekil listesi için Şekil etiketini seçerek iki ayrı liste oluşturun. Sayfa numarası, noktalı öncü ve bağlantı seçeneklerini enstitü kuralına göre düzenleyin.
Listeye bir öğe gelmiyorsa başlığın yalnızca yazılmış metin mi yoksa gerçek resim yazısı mı olduğunu kontrol edin. Yanlış listeye gelen öğe genellikle yanlış etiketle oluşturulmuştur. Başlık metnini listede doğrudan değiştirmeyin; değişiklik bir sonraki güncellemede kaybolur. Asıl resim yazısını düzeltip listeyi yenileyin.
Teslimden önce bütün alanları doğru sırayla güncelleyin
Belgede yeni tablo veya şekil ekledikten sonra tüm metni seçip alanları güncelleyin. Ardından içindekiler, tablo listesi ve şekil listesini “tüm tabloyu güncelle” seçeneğiyle yenileyin. Kilitli alanlar, metin kutuları ve üstbilgiler ana seçim dışında kalabileceği için önemli çapraz başvuruları ayrıca kontrol edin.
Alan kodları görünüyorsa sonuç görünümüne dönün; ekranda SEQ veya REF ifadelerinin kalmadığını doğrulayın. Son PDF’de başlıkların nesneden kopmadığını, listelerdeki sayfa numaralarının doğru olduğunu ve bağlantıların hedefe gittiğini örnekleme yoluyla sınayın.
- Her nesnenin doğru etiket ve benzersiz sıra numarası taşıdığını kontrol edin.
- Bölüm numarası içeren başlıklarda ana başlık stilini doğrulayın.
- Metin içindeki tablo/şekil göndermelerini güncelleyin.
- Tablo ve şekil listelerini ayrı ayrı tümüyle yenileyin.
- PDF’de en az ilk, ortadaki ve son listedeki bağlantıyı test edin.
Sık sorulan sorular
Başlık numarası neden 0.1 olarak görünüyor?
Bölüm numarasını ekleme açıkken önceki ana başlık Word’ün seçilen Başlık stiline ve çok düzeyli listesine bağlı değilse bölüm numarası bulunamayabilir. Önce ana başlık yapısını düzeltin.
Tablo listesinde yaptığım düzeltme neden silindi?
Otomatik liste kaynak resim yazılarından yeniden üretilir. Liste satırını değil, tablonun yanındaki asıl resim yazısını düzeltip listeyi yeniden güncelleyin.
Şekil numaraları kendiliğinden her zaman güncellenir mi?
Belge açıldığında veya yazdırıldığında bazı alanlar yenilense de teslimden önce tüm alanları ve listeleri bilinçli olarak güncellemek gerekir.