Etik kurul başvurusu, araştırma başlamadan önce katılımcıların haklarını, olası risk ve yararları, veri toplama yöntemini, mahremiyeti ve araştırmacının sorumluluklarını görünür hâle getirir. Başvuru formu, tez önerisi, veri toplama aracı, katılımcı bilgilendirmesi ve kişisel veri planı birbirinden farklı şeyler söylüyorsa süreç gecikebilir veya araştırma onay dışına çıkabilir.
Hangi kurulun yetkili olduğu, başvuru takvimi, istenen belgeler, imza biçimi ve etik kurul gerekip gerekmediği üniversiteye ve araştırma türüne göre değişir. Bu rehber genel hazırlık mantığını verir; hukuki görüş veya kurul kararı değildir. Veri toplamadan önce kendi üniversitenizin güncel etik kurul yönergesini, enstitü kararını, kurum iznini ve danışmanınızın yönlendirmesini doğrulayın.
Önce doğru kurul ve başvuru zamanını doğrulayın
Sosyal ve beşerî bilimler, sağlık bilimleri, klinik araştırmalar, hayvan deneyleri veya girişimsel olmayan çalışmalar farklı kurul ve mevzuat kapsamlarına girebilir. Yalnız bölüm arkadaşınızın başvurduğu kurulu örnek almayın. Araştırmanın katılımcısı, müdahale türü, sağlık verisi, biyolojik örnek, cihaz ve kurumuna göre sekreterya veya kuruldan yazılı yönlendirme isteyin.
Etik değerlendirme çoğunlukla veri toplamadan önce yapılır. Önceden toplanmış gerçek katılımcı verisini sonradan onaylatabileceğinizi varsaymayın. Pilot uygulama, çevrim içi anket, sosyal medya verisi, ses/görüntü kaydı veya kurum içi kayıt kullanımı da etik ve kişisel veri değerlendirmesi gerektirebilir. Muafiyet veya kurul gerekmeme kararı varsa bunu yetkili birimden belgeleyin.
- Araştırma türü ve veri kaynağına göre yetkili kurulu belirleyin.
- Toplantı ve son başvuru takvimini tez planına ekleyin.
- Veri toplamaya onaydan önce başlamayın.
- Pilot, ikincil veri ve çevrim içi toplama için muafiyeti varsaymayın.
- Kurum izni, etik kurul ve araç kullanım iznini birbirinden ayırın.
Araştırma protokolünü bütün belgelerin ortak kaynağı yapın
Protokol; amaç, araştırma soruları, desen, ortam, katılımcılar, dahil/dışlama ölçütleri, örneklem veya çalışma grubu, davet, onam, veri toplama, analiz, risk, yarar, gizlilik, saklama ve imha planını bir araya getirir. Başvuru formundaki kısa yanıtları protokolden türetmek tutarsızlığı azaltır. Başlık ve sürüm/tarih bilgisi bütün eklerde aynı olmalıdır.
Uygulanmayacak standart cümleleri kopyalamayın. “Veriler anonim tutulacaktır” deyip ad, e-posta, ses kaydı ve IP adresi toplamak çelişkidir. Anonim, kimliği ayrılmış/kodlanmış ve gizli veri aynı değildir. Kimlik anahtarı tutulacaksa kimin erişeceğini, nerede ve ne kadar süre saklanacağını açıkça yazın.
| Konu | Protokol | Katılımcı belgesi | Veri toplama aracı |
|---|---|---|---|
| Amaç ve süre | Bilimsel amaç ve toplam süreç | Katılımcının yapacağı işlem ve süre | Gerçek soru/ölçüm kapsamı |
| Risk ve gönüllülük | Risk azaltma ve çekilme planı | Anlaşılır risk, reddetme ve çekilme bilgisi | Zorunlu/opsiyonel alanlar uyumlu |
| Kişisel veri | Tür, gerekçe, erişim, saklama, imha | Kim tarafından hangi amaçla işleneceği | Yalnız gerekli alanlar toplanıyor |
| Kayıt | Ses/görüntü ve çözümleme planı | Ayrı ve açık kayıt bilgisi | Kayıt ayarı başvuruyla aynı |
Katılımcı daveti ile bilgilendirilmiş onamı ayırın
Davet metni çalışmayı kısa ve tarafsız tanıtır; onam belgesi katılımcının karar vermesi için amaç, işlem, süre, öngörülebilir risk/rahatsızlık, olası yarar, gönüllülük, çekilme, gizlilik, veri kullanımı, iletişim ve şikâyet yolunu anlaşılır dille açıklar. Akademik terim ve uzun mevzuat cümleleri katılımcının gerçekten anlamasını engelleyebilir.
Aydınlatma, açık rıza ve araştırma onamı kavramlarını tek kutuda belirsizleştirmeyin. Kişisel veri işleme için hangi hukuki dayanak ve belgenin gerektiğini kurumunuzun veri sorumlusu/hukuk birimiyle doğrulayın. Bir hizmeti almak için zorunlu olmayan araştırma katılımını zorunlu göstermek veya danışman–öğrenci/öğretmen–öğrenci güç ilişkisini görmezden gelmek gönüllülüğü zedeler.
Risk–yarar değerlendirmesini “risk yoktur” cümlesine indirgemeyin
Fiziksel müdahale içermeyen araştırmalarda da duygusal rahatsızlık, damgalanma, mahremiyet kaybı, iş/okul ilişkisi, zaman yükü, çevrim içi güvenlik veya yeniden tanımlanma riski olabilir. Her riski olasılık ve etki açısından düşünün; soruyu atlama, ara verme, görüşmeyi sonlandırma, destek bilgisi sunma, özel ortam, veri minimizasyonu ve erişim sınırı gibi önlemleri yazın.
Doğrudan yarar yoksa varmış gibi vaat etmeyin. Bilime veya hizmet geliştirmeye olası katkıyı kişisel tedavi/başarı garantisiyle karıştırmayın. Teşvik veya hediye kullanılıyorsa miktar, koşul, çekilen katılımcıya ne olacağı ve karar özgürlüğüne etkisi belirtilmelidir.
Kişisel veri yaşam döngüsünü baştan sona planlayın
Yalnız gerçekten gerekli veriyi toplayın. Her alan için amaç, erişim yetkisi ve saklama süresi belirleyin. Kimlik bilgisi ile araştırma verisini ayrı tutun; kod anahtarını farklı ve korumalı konumda saklayın. Dosya adında ad, telefon veya öğrenci numarası kullanmayın. E-posta eki, kişisel bulut, taşınabilir bellek ve otomatik transkripsiyon hizmetleri için kurumsal politika ile veri aktarım riskini değerlendirin.
Ses ve görüntü kayıtlarının çözümleme sonrasında silinip silinmeyeceği, anonimleştirilmiş verinin yeniden kullanımı, açık veri paylaşımı, yurt dışına aktarım ve araştırma ekibinden ayrılan kişinin erişimi başvuruda netleşmelidir. “Beş yıl saklanacaktır” gibi süreyi kaynaksız kopyalamayın; üniversite, fon sağlayıcı, disiplin ve mevzuat gereğini doğrulayın. Süre sonunda güvenli imha yöntemini yazın.
- Veriyi envanterleyin Toplanacak her alanı, hassasiyetini ve araştırma amacıyla bağını listeleyin.
- Toplama ve aktarımı çizin Formdan kayıt cihazına, çözümlemeden analiz dosyasına veri hareketini gösterin.
- Erişimi sınırlandırın Danışman, araştırmacı, çözümleyici ve istatistikçinin hangi dosyaya erişeceğini belirleyin.
- Saklama ve yedeği belirleyin Şifreleme, kurumsal alan, sürüm ve felaket yedeği kararını yazın.
- İmha ve ihlali planlayın Süre sonu silme yöntemi ile kayıp/yanlış paylaşım durumunda bildirim yolunu tanımlayın.
Veri toplama araçlarının nihai sürümünü ekleyin
Anket, ölçek, görüşme formu, gözlem çizelgesi, deney yönergesi, reklam/davet metni ve varsa görseller başvuruda değerlendirilen sürümle aynı olmalıdır. Telifli ölçeğin kullanım izni etik kurul onayından ayrı olabilir. Aracın kaynağını ve izin durumunu belirtin; izinsiz tam metni herkese açık ekte yayımlamayın.
Çevrim içi formda koşullu sorular, zorunlu alanlar, çerez/IP kaydı, tekil yanıt ve form kapanış mesajı belgeyle eşleşmelidir. Kurul yalnız Word formunu görüp canlı form farklı çalışırsa onay kapsamı bozulabilir. Başvuru öncesi bağlantıyı mobil ve masaüstünde test edin; ekran görüntüsü veya test hesabı gerekiyorsa kurul talimatına göre sunun.
Kurul kararı sonrasında değişiklikleri sessizce uygulamayın
Onay, belirli protokol ve ek sürümleri için verilir. Örneklem grubunu, veri toplama aracını, kurumları, kayıt türünü, araştırma ekibini, saklama yöntemini veya riskleri değiştirmek kurul bildirimi ya da değişiklik onayı gerektirebilir. Hangi değişikliğin yalnız idari düzeltme, hangisinin kurul değerlendirmesi gerektirdiğini sekreterya yönergesinden doğrulayın.
Onay yazısı, başvuru formu, ekler, düzeltme cevapları ve nihai sürümleri tek klasörde tarihli tutun. Tezde kurul adı, karar tarihi ve numarasını üniversitenizin istediği biçimde verin; kişisel imza ve iletişim bilgilerini herkese açık tez dosyasına gereksiz yere eklemeyin. Olay, şikâyet veya veri ihlali olursa kurul ve kurum prosedürünü gecikmeden izleyin.
| Aşama | Kontrol | Kayıt |
|---|---|---|
| Başvuru öncesi | Belgeler, sürümler, imzalar ve kurul takvimi | Başvuru paketi ve kontrol listesi |
| Düzeltme | Her kurul sorusuna numaralı cevap ve değişen belge | Değişiklik işaretli ve temiz sürüm |
| Onay sonrası | Kararın koşulları ve geçerlilik süresi | Onay yazısı ve onaylı ekler |
| Uygulama | Gerçek süreç onaylı protokolle aynı mı? | Katılımcı akışı, onam ve olay günlüğü |
| Değişiklik/kapanış | Bildirim, uzatma, son rapor veya imha gereği | Kurul yazışmaları ve kapanış kaydı |
Etik kurul başvuru dosyası son kontrol listesi
- Yetkili kurul ve son başvuru tarihi doğrulandı.
- Veri toplamaya veya pilota onaydan önce başlanmadı.
- Form, protokol, tez önerisi ve eklerde amaç/yöntem/sayılar tutarlı.
- Katılımcı daveti, bilgilendirme, araştırma onamı ve kişisel veri belgeleri ayrıştırıldı.
- Gönüllülüğü etkileyebilecek güç ilişkisi ve teşvik değerlendirildi.
- Fiziksel olmayan mahremiyet, duygusal ve kurumsal riskler de yazıldı.
- Toplanan her kişisel verinin amacı, erişimi, saklaması ve imhası tanımlandı.
- Ses/görüntü, çevrim içi hizmet ve veri aktarımı açıkça belirtildi.
- Araçların nihai sürümü, telif/izin durumu ve canlı form ayarları uyumlu.
- Onay sonrası değişiklik ve olay bildirim yolu planlandı.
- Karar belgesi ile bütün sürümler güvenli ve tarihli saklanıyor.
- Tezde etik bilgi, kurulun ve enstitünün istediği biçimde raporlanıyor.
Sık sorulan sorular
Tez için etik kurul zorunlu mudur?
Araştırma türü, katılımcı, veri ve kurum kuralına bağlıdır. Gereklilik veya muafiyet kararını danışmandan duyumla değil yetkili kurul/sekreterya ve güncel yönergeden doğrulayın.
Etik kuruldan önce pilot çalışma yapılabilir mi?
İnsan katılımcıdan veri veya kişisel bilgi toplanıyorsa pilot da değerlendirme kapsamına girebilir. Onay ya da yazılı muafiyet olmadan başlamayın.
Etik kurul ile kurum izni aynı mıdır?
Hayır. Etik değerlendirme ve verinin toplanacağı kurumun idari izni farklı süreçlerdir; ölçek/telif izni ve kişisel veri yükümlülükleri de ayrıca ele alınır.
Onaydan sonra anket sorusu değiştirilebilir mi?
Değişikliğin niteliğine göre kurul bildirimi veya değişiklik onayı gerekebilir. Onaylı sürümü sessizce değiştirmeyin; sekreterya prosedürünü izleyin.
Onam formunda “veriler anonimdir” yazmak yeterli mi?
Hayır. Gerçekte hangi verinin toplandığı, kimlik anahtarı olup olmadığı, erişim, saklama, aktarım ve imha açık olmalıdır. Ses, e-posta veya IP toplanıyorsa tam anonimlik iddiası yanlış olabilir.